Secrétaire

I) Intitulé
Employeur : GCSMS
Service : SIAO
Hiérarchique Amont : Secrétaire de direction
Référentiel salaire : ccn51 ou Code du travail
Localisation Géographique : Bouches du Rhône
Qualification : Niveau 4

II) Missions
Secrétariat : traitement et saisie - Vérification des données administratives et enregistrement des demandes sur Access
- Traitement des mails
- Renseigner les partenaires
- Traitement, enregistrement des courriers.
- Recensement, enregistrement et diffusion des offres
- Gestion des orientations et des désignations (Refus et admission)
- Prise de note et rédaction des comptes rendus
- Traitement DAHO/COMED
- Préparation logistique des formations
- Gestion des mots de passes et création des utilisateurs/structures
- Traitement des mesures AVDL

Standard- accueil - Accueil physique des personnes
- Gestion du standard

Compétences

Savoirs :
- Connaissance des outils bureautiques et numériques
- Connaissance du SI SIAO
- Maitrise de l'écrit et de l'oral
- Technique de communication
- Connaissance générale du dispositif AHI
- Identifier les missions générales des partenaires
- Connaissance des missions et du périmètre d'intervention du service SIAO
- Connaissance des pratiques et des procédures des pôles du SIAO
- Base juridique liée à l'activité
- Connaissance du projet du groupement et du projet de service

Savoirs faire / être capable de :
- Capacité de synthèse
- Capacité de tri, d'analyse et de hiérarchisation des informations
- Identifier les personnes ressources
- Travailler en équipe
- Gérer son temps
- Restitution des informations
- Prise de notes
- Savoir rechercher des informations pertinentes et les organiser
- Adapter sa posture d'accueil
- Assimiler les tâches
- Représenter le SIAO
- Savoir utiliser les outils informatiques et le standard téléphonique

Savoirs être :
- Organisé
- En posture d'accueil
- A l'écoute
- Porter et représenter les valeurs du SIAO
- Adaptabilité
- Avenant, accueillant, bienveillant
- Maitrise de soi
- Autonome
- Force de proposition